コピー機のリースで把握しておきたいポイント

新規でコピー機のリースを検討している段階では、業者とコンタクトを取る前に社内での使い方を考える必要があります。月間の印刷枚数を把握するのは必須であり、その枚数によってコピー機を絞り込んでいきます。月間の詳細な枚数が分からない場合には、正確な値でなくても構いません。大まかなトータル枚数を出して、月間の平均を記録すると役立ちます。

できれば数か月間のデータがあると良いので、そろそろリース契約をしようと考え始めたら、早めに準備することをお勧めします。大体の枚数が分かったら、次に使用状況を確認しましょう。モノクロとカラーの比率も出してみて、一番使う時間帯にはどのくらいの人数が一度に印刷する可能性があるのか、印刷スピードがどの程度なら業務に支障が出ないかを考えます。また、地図や原稿をスキャニングしてPDF等のデータにして、パソコン上でやり取りすることがあるのかも重要なポイントです。

これらの機能が必要なのかどうかでもコピー機の選定が変わります。リース時にはスピーディーに印刷できる方が良いと業者側からプッシュされることがありますが、これはあながち間違いではありません。一番忙しい時間帯に複数人で使用することになった場合、スピードが遅いと待ち時間が長くなります。待ち時間がもったいないと考えるのなら、忙しい時間帯にも対応できるようなスピードのコピー機にするべきです。

最後にアフターフォローの体制ですが、緊急の修理にも対応してくれるかを確認しましょう。

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